JEDNOLITY PLIK KONTROLNY (JPK)

JEDNOLITY PLIK KONTROLNY (JPK)

Jednolity Plik Kontrolny (JPK)

 

Co to jest Jednolity Plik Kontrolny ?

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) jest formą elektronicznego zapisu danych opracowaną w celu umożliwienia przygotowania wg jednolitego standardu wybranego zakresu danych z ksiąg podatkowych oraz dokumentów księgowych i przekazania go przez podatnika do organów podatkowych lub skarbowych. Rozwiązanie przyjęte przez Departament Kontroli Skarbowej Ministerstwa Finansów oparte zostało na międzynarodowym standardzie elektronicznej wymiany danych księgowych pomiędzy organizacjami, a organami podatkowymi, tj. SAF-T (ang. Standard Audit File-Tax) opracowanym przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD), z którego skorzystało już wcześniej kilka krajów europejskich, m. in. Austria (2009), Portugalia (2013), Luxemburg (2013), Litwa (2015).

Jednolita postać zapisu danych wg wystandaryzowanego układu i formatu (XML) ma umożliwić łatwe i zautomatyzowane przetwarzanie zgromadzonych danych księgowych. Wykorzystanie JPK powinno zapewniać bezpośredni eksport danych z informatycznych systemów księgowych podmiotów gospodarczych i ich przekazywanie w formie elektronicznej do organów podatkowych.

 

Cele i korzyści wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego

Wprowadzenie JPK, według założeń i przewidywań opartych na doświadczeniach innych krajów, ma przede wszystkim podnieść jakość i usprawnić funkcjonowanie organów podatkowych oraz zwiększyć efektywność systemu podatkowego, m. in. poprzez:

  • wprowadzenie automatyzacji weryfikacji danych podatkowych, dzięki upowszechnieniu elektronicznej formy wymiany i przetwarzania informacji o działalności gospodarczej wynikających z ksiąg rachunkowych i ewidencji podatkowych,
  • przyśpieszenie czynności sprawdzających i kontrolnych umożliwiające szybkie ustalenie nieprawidłowości lub potwierdzenie prawidłowości rozliczeń podatkowych,
  • usprawnienie, zwiększenie efektywności i obniżenie kosztów kontroli podatkowych,
  • uszczelnienie systemu podatkowego i zwiększenie wpływów do budżetu, w tym zwłaszcza w zakresie rozliczenia VAT.

Zgodnie z intencjami i deklaracjami ustawodawcy, Jednolity Plik Kontrolny ma służyć jednak nie tylko organom administracji podatkowej, jego wprowadzenie powinno przynieść również wymierne korzyści dla podatników. Będzie to możliwe przede wszystkim dzięki uproszczeniu i skróceniu czasu przeprowadzania kontroli podatkowych, przez co staną się one mniej uciążliwe i mniej obciążające podatników. Powinno przynieść to również obniżenie kosztów finansowych kontroli.

Wprowadzenie jednolitej struktury plików kontrolnych w formacie XML stworzy szanse ich szerszego wykorzystania. Upowszechnienie standardu JPK umożliwi na przykład przekazywanie zestawień faktur między kontrahentami i zautomatyzowanie procesu księgowania dokumentów.

Jednolity Plik Kontrolny został wprowadzony do polskiego systemu podatkowego ustawą z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1649).

Jednolity Plik Kontrolny - najważniejsze informacje, podstawowe założenia:

  • JPK obowiązuje przedsiębiorców prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych;

przy czym  przez księgi podatkowe należy rozumieć: księgi rachunkowe (wg UoR), podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy,

  • przekazanie danych odbywa się na żądanie organu podatkowego, przy czym organ ten wskazuje rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą,
  • dane te mogą obejmować całość lub część ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych,
  • przekazywanie danych odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych,
  • przekazywane dane muszą być przygotowane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej określonej przez ustawodawcę, która jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministra Finansów.

Jednolity Plik Kontrolny może być wykorzystywany w przypadku każdej procedury podatkowej wymagającej okazania dowodów, prowadzonej przez organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej, tj. w przypadku takich czynności jak:

  • postępowanie podatkowe,
  • kontrola podatkowa,
  • czynności sprawdzające, np. kontrole krzyżowe,
  • postępowanie kontrolne.

 

Obowiązek comiesięcznego składania ewidencji VAT

Równocześnie do systemu podatkowego wprowadzony został drugi obowiązek oparty na rozwiązaniach Jednolitego Pliku Kontrolnego, tj. obowiązek comiesięcznego przekazywania ewidencji VAT, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Ciążący na podatnikach obowiązek składania ewidencji VAT posiada cechy wspólne, jednak też różni się pod pewnymi względami od wymogów związanych z JPK, przede wszystkim:

  • obejmuje podatników, a więc osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne zobowiązane do prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
  • dotyczy podatników prowadzących księgi podatkowe (księgi handlowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, inne ewidencje podatkowe) przy użyciu programów komputerowych,
  • musi być wykonywany bez wezwania organu podatkowego (inaczej niż JPK),
  • przekazywanie danych odbywa się wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, inaczej niż w przypadku JPK, gdzie możliwa jest również wymiana danych na informatycznych nośnikach danych,
  • dane o ewidencji (VAT) prowadzonej zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług przekazywane są bezpośrednio Ministrowi Finansów,
  • postać elektroniczna przekazywanych danych musi odpowiadać strukturze logicznej określonej dla Jednolitego Pliku Kontrolnego w zakresie - ewidencje zakupu i sprzedaży VAT - JPK_VAT,
  • informacja musi być składana za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, ze wskazaniem miesiąca, którego ta informacja dotyczy,
  • obowiązek ten nie dotyczy podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie szczególnych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

Podkreślić należy, że w odróżnieniu od JPK, ewidencje zakupu i sprzedaży VAT należy składać nie na żądanie, ale bez wezwania organów podatkowych, oraz że jest to stały obowiązek, który powinien być realizowany do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Ponadto przewidziana została w tym przypadku jedynie forma przekazu informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Obowiązek comiesięcznego składania informacji o ewidencji VAT, prowadzonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, został wprowadzony ustawą z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2016 poz. 846).

 

Kogo obowiązuje Jednolity Plik Kontrolny  

Obowiązek posługiwania się Jednolitym Plikiem Kontrolnym dotyczy wszystkich podatników, którzy prowadzą księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.

Jako księgi podatkowe należy rozumieć przy tym: księgi rachunkowe prowadzone według ustawy o rachunkowości, podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy.

Aby umożliwić dostosowanie informatycznych systemów księgowych oraz prawidłowe wdrożenie wymaganych rozwiązań technicznych, ustawodawca zdecydował o stopniowym wprowadzaniu obowiązku stosowania JPK, który nakłada Ordynacja podatkowa. Powstanie obowiązku uzależnione zostało w związku z tym od kategorii, do której kwalifikuje się podatnik. (więcej na temat terminów powstania obowiązku posługiwania się JPK zobacz niżej)

Posłużono się przy tym kryteriami zawartymi w ustawie z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. 2004 Nr 173 poz. 1807, ze zm.).

Wyróżnia ona trzy, a właściwie cztery kategorie przedsiębiorców: mikroprzedsiębiorca, mały przedsiębiorca, średni przedsiębiorca. Pozostali przedsiębiorcy zaliczają się do kategorii, która nie została zdefiniowana, ale którą można określić jako dużych przedsiębiorców.

 

Do kategorii mikroprzedsiębiorców zalicza się taki przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat:

  • zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
  • osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro
    lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

 

Mały przedsiębiorca to taki przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

  • zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz
  • osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro
    lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.

 

Za średniego przedsiębiorcę uważa się takiego przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

  • zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz
  • osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro
    lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.

 

Mając na uwadze definicję kategorii średniego przedsiębiorcy, jako dużego przedsiębiorcę należy traktować takiego, który w dwóch ostatnich latach obrotowych:

  • zatrudniał średniorocznie 250 pracowników lub więcej oraz
  • osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych równy lub przekraczający równowartość w złotych 50 milionów euro
    lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat były równe lub przekroczyły równowartość w złotych 43 milionów euro.

 

Warto przy tym wspomnieć, że na użytek kwalifikacji przedsiębiorców zgodnie z powyższymi kryteriami wielkości wyrażone w EURO przelicza się na złote według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roku obrotowego wybranego do określenia statusu przedsiębiorcy.

Natomiast średnioroczne zatrudnienie określa się w przeliczeniu na pełne etaty, z uwzględnieniem kilku szczegółowych zasad dotyczących np. wliczania urlopów.

W przypadku przedsiębiorców działających krócej niż rok wielkości średniorocznego zatrudnienia oraz przewidywanego obrotu netto oszacowuje się na podstawie udokumentowanych danych za ostatni okres.

W związku z podjętym przez ustawodawcę zamiarem rozłożenia w czasie wprowadzania obowiązku przekazywania danych z ksiąg podatkowych i informacji o ewidencji VAT w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego, na jednakowych zasadach, jak przedsiębiorców należy traktować również innych podatników nie mających statusu przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Podatników tych dotyczą bowiem również jednakowe okresy przejściowe, jakie zostały przewidziane dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorców. Ponieważ trudno jest wyczytać to wprost z treści ustaw wprowadzających obowiązek oraz w związku z pojawiającymi się wątpliwościami i pytaniami podatników, Ministerstwo Finansów wydało w tej sprawie dnia 20 czerwca 2016 r. wyjaśniającą interpretację ogólną.

(treść interpretacji dostępna jest na stronie internetowej pod adresem http://www.mf.gov.pl)

 

Od kiedy obowiązuje Jednolity Plik Kontrolny i obowiązek składania informacji o ewidencji VAT

Jak zostało wspomniane wyżej, wprowadzanie obowiązku posługiwania się JPK zostało rozłożone w czasie. I tutaj należy wrócić do tematu - kogo dotyczy JPK, ustawodawca uzależnił bowiem datę powstania obowiązku posługiwania się Jednolitym Plikiem Kontrolnym od wielkości podatnika.

Najwcześniej, od dnia 1 lipca 2016 r. JPK zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców.

Jeżeli chodzi o mniejsze podmioty, mogą one posługiwać się standardem JPK również już od 1 lipca 2016 r., jednak nie jest to dla nich obowiązkowe.

Wynika to z zapisu ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 1997 Nr 137 poz. 926), zmienionego ustawą z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2016 poz. 846), który mówi, że mikroprzedsiębiorcy, mali i średni przedsiębiorcy w okresie od dnia 1 lipca 2016 r. do dnia 30 czerwca 2018 r. mogą przekazywać dane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej JPK.

Podsumowując, szczegółowy harmonogram wprowadzania obowiązku posługiwania się JPK w odniesieniu do poszczególnych grup podatników wygląda następująco:

  • od dnia 1 lipca 2016 r. - duże przedsiębiorstwa,
  • od dnia 1 lipca 2018 r. - mikroprzedsiębiorstwa, w tym tzw. samozatrudnieni oraz małe i średnie przedsiębiorstwa.

 

Terminy wprowadzenia obowiązku składania informacji o ewidencji VAT

Nieco inaczej sprawa terminów wygląda w przypadku powstania obowiązku comiesięcznego składania informacji o prowadzonej ewidencji zakupu i sprzedaży VAT, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, a jednocześnie zobowiązane do prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ewidencje zakupu i sprzedaży VAT) zostały zobowiązane do składania informacji o ewidencji za miesiące, które przypadają od dnia 1 lipca 2016 roku.

Podobnie, jak w przypadku Jednolitego Pliku Kontrolnego niektóre grupy podatników, na podstawie ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw, zostały na pewien okres zwolnione z tego obowiązku. Czasowym zwolnieniem objęci zostali mali i średni przedsiębiorcy oraz mikroprzedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 584, z późn. zm.3).

Zgodnie z powyższym, informacje o prowadzonej ewidencji VAT za okresy miesięczne, w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, składają odpowiednio:

  • od dnia 1 lipca 2016 r. – duże przedsiębiorstwa,
  • od dnia 1 stycznia 2017 r. – małe i średnie przedsiębiorstwa,
  • od dnia 1 stycznia 2018 r. – mikroprzedsiębiorcy, w tym tzw. samozatrudnieni.

 

Jak wynika z powyższego, od 1 stycznia 2018 r. obowiązek składania informacji o ewidencji VAT będzie dotyczył już wszystkich przedsiębiorców, łącznie z najliczniejszą grupą mikroprzedsiębiorców, w tym osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (samozatrudnionych).

Warto przy tym podkreślić, że o ile obowiązek ten dotyczy podatników prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, to jednocześnie od 1 stycznia 2018 r. zacznie obowiązywać przepis ogólny nakazujący prowadzenie ewidencji VAT również w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

 

Jak wygląda Jednolity Plik Kontrolny

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) jest formą elektronicznego zapisu danych w postaci specjalnie opracowanego szablonu tworzącego standardowy układ umożliwiający zapisanie danych w formacie zgodnym z powszechnie stosowanym w komunikacji elektronicznej formatem XML, umożliwiającym jego łatwe przetwarzanie i analizowanie. Na podstawie tak przygotowanego standardowego szablonu możliwe jest utworzenie, poprzez bezpośredni eksport z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców, postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zawierającego informacje o operacjach gospodarczych za dany okres.

Struktura logiczna, której musi odpowiadać elektroniczna postać ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisanych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego dostępna jest w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego Ministra Finansów, pod adresem internetowym: http://www.mf.gov.pl.

Struktury logiczne, które zostały wyodrębnione i opracowane w ramach Jednolitego Pliku Kontrolnego:

  • Księgi rachunkowe - JPK_KR
  • Wyciąg bankowy - JPK_WB
  • Magazyn - JPK_MAG
  • Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT - JPK_VAT
  • Faktury VAT - JPK_FA

ewidencje uproszczone, tj.:

  • Podatkowa księga przychodów i rozchodów - JPK_PKPIR
  • Ewidencja przychodów - JPK_EWP

Są to informacje przeznaczone głównie dla działów IT dużych przedsiębiorstw oraz twórców oprogramowania księgowego. Codziennym użytkownikom programów księgowych nie będą one specjalnie potrzebne.

Przekazywanie, na żądanie organów podatkowych danych w postaci JPK, może odbywać się drogą elektroniczną albo na informatycznych nośnikach danych. Informacje przekazywane drogą elektroniczną muszą być potwierdzone bezpiecznym  podpisem elektronicznym weryfikowanym  przy  pomocy kwalifikowanego certyfikatu.

Informacje o ewidencji zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT, do składania których są zobowiązani co miesiąc podatnicy podatku od towarów i usług mogą być składane wyłącznie drogą elektroniczną.

Uzyskanie zdolności posługiwania się Jednolitym Plikiem Kontrolnym przez przedsiębiorców wymaga poniesienia pewnych nakładów mających na celu odpowiednie dostosowanie wykorzystywanych systemów ewidencji i przetwarzania danych księgowych. W przypadku większości małych i średnich przedsiębiorstw dostosowanie systemu księgowego nie powinno być specjalnie uciążliwe i będzie sprowadzać się jedynie do aktualizacji oprogramowania, o którego zgodność ze standardem JPK powinien zadbać producent oprogramowania księgowego. Problem może pojawić się, gdy przedsiębiorstwo korzysta z różnych lub słabo zintegrowanych systemów informatycznych. Najlepszym rozwiązaniem w takim przypadku będzie najprawdopodobniej zmiana systemu księgowego na modułowy lub zintegrowany system klasy ERP obejmujący wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa.